# Lieferanten-Academy > Schritt für Schritt von der Einladung zum eingereichten Angebot: Registrierung, Unterlagen, Fragerunde, Einreichung und was nach dem Entscheid passiert. Alle Schritte der Lieferanten-Academy hintereinander, zuerst Deutsch, dann Englisch, je Sprache in der Reihenfolge des Ablaufs. Jeder Schritt beginnt mit seinem Frontmatter. All steps of the Supplier Academy in sequence, German first, then English, each in the order of the process. Every step starts with its frontmatter. --- title: "Einladung annehmen und Zugang einrichten" description: "Vom Einladungsmail zum funktionierenden Zugang — und was zu tun ist, wenn der Link nicht mehr gilt." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/einladung-annehmen" topic: ["registrierung"] estimated_time: 10 --- # Einladung annehmen und Zugang einrichten Vom Einladungsmail zum funktionierenden Zugang — und was zu tun ist, wenn der Link nicht mehr gilt. - Teil von: [Registrierung](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/registrierung) (Schritt 1 von 5) - Dauer: 10 Min. - Vorher lesen: Keine Voraussetzungen - Als Nächstes: [Ohne Einladung anbieten](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/ohne-einladung.md) Sie haben eine Einladung zu einer Ausschreibung erhalten. Der erste Schritt dauert wenige Minuten — machen Sie ihn früh, nicht am Tag vor der Frist. ## Vorgehen 1. Link im Einladungsmail öffnen. 2. Zugang einrichten und Passwort setzen. 3. Anmelden und prüfen, ob die Ausschreibung sichtbar ist. 4. Die Fristen notieren: Ende der Fragerunde und Ende der Einreichung stehen in den Unterlagen. Auch wenn Sie noch nicht entschieden haben, ob Sie anbieten: Richten Sie den Zugang trotzdem sofort ein. Ein Zugang, der am letzten Tag zum ersten Mal gebraucht wird, ist der häufigste vermeidbare Grund für ein nicht eingereichtes Angebot. ## Der Einkauf lädt ein, Sie füllen aus So ist der Ablauf gedacht: Die ausschreibende Stelle lädt Sie ein, danach hinterlegen Sie Ihre Angaben selbst. Sie können sich nicht von sich aus ein Konto anlegen — es gibt keine offene Selbstregistrierung. Wie Sie vorgehen, wenn Sie ohne Einladung anbieten möchten, steht im nächsten Schritt. ## Wenn der Link nicht mehr funktioniert Einladungslinks sind befristet. Läuft einer ab, wenden Sie sich an die ausschreibende Stelle — die Kontaktangaben stehen im Einladungsmail. Wir als Softwarehersteller können Ihnen keinen Zugang zu einer fremden Ausschreibung geben, und wir sehen auch nicht, zu welchen Ausschreibungen Sie eingeladen sind. ## Wenn die Einladung nicht angekommen ist Prüfen Sie zuerst den Spam-Ordner, dann die Adresse: Eingeladen wird eine bestimmte Mailadresse, und häufig ist es eine allgemeine Adresse wie `info@` statt Ihrer persönlichen. Bringt das nichts, fragen Sie bei der ausschreibenden Stelle nach, an welche Adresse die Einladung gegangen ist. ## Hinweis zur Anmeldung Als Lieferant melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an. Ein Single Sign-on über Ihr Firmenkonto steht auf der Lieferantenseite nicht zur Verfügung. Was das für die tägliche Arbeit heisst — mehrere Personen, Vertretung, gesperrte Konten — steht in **Konto und Anmeldung**. --- title: "Ohne Einladung anbieten" description: "Was Sie tun können, wenn Sie noch nicht eingeladen sind — und was dabei realistisch ist." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/ohne-einladung" topic: ["registrierung"] estimated_time: 5 --- # Ohne Einladung anbieten Was Sie tun können, wenn Sie noch nicht eingeladen sind — und was dabei realistisch ist. - Teil von: [Registrierung](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/registrierung) (Schritt 2 von 5) - Dauer: 5 Min. - Vorher lesen: Keine Voraussetzungen - Als Nächstes: [Konto und Anmeldung](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/konto-und-anmeldung.md) Der vorgesehene Weg ist die Einladung: Die ausschreibende Stelle lädt ein, Sie füllen aus. Eine offene Selbstregistrierung gibt es nicht — Sie können sich also nicht selbst ein Konto anlegen und sich auf laufende Ausschreibungen bewerben. ## Das Zugangsanfrage-Formular Viele Einkaufsorganisationen stellen ein Formular bereit, über das sich unbekannte Lieferanten melden können. Es legt **kein Konto** an. Es löst eine Nachricht an den Einkauf aus, und dort wird entschieden, ob und wann Sie eingeladen werden. Ob es dieses Formular gibt, entscheidet die ausschreibende Stelle — es lässt sich abschalten. Finden Sie keines, bleibt der direkte Weg: Rufen Sie an oder schreiben Sie an die Stelle, die die Beschaffung verantwortet. ## Was ein solches Formular nicht leistet - Es öffnet keine laufende Ausschreibung. Wer nicht eingeladen ist, kann nicht anbieten. - Es ersetzt keine Qualifikation. Ob Ihr Unternehmen für eine Kategorie in Frage kommt, entscheidet der Einkauf. - Es erzeugt keinen Anspruch auf eine Einladung. ## Realistisch bleiben Die Einladung entscheidet die Einkaufsorganisation nach ihren eigenen Kriterien und dem für sie geltenden Verfahren. Wir als Softwarehersteller haben darauf keinen Einfluss und können Sie nirgends eintragen. Was hilft, ist der frühe Kontakt: sich melden, bevor eine Ausschreibung läuft, nicht während sie läuft. --- title: "Konto und Anmeldung" description: "Passwort-Login, mehrere Personen im Unternehmen, gesperrte Konten — was auf der Lieferantenseite gilt." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/konto-und-anmeldung" topic: ["registrierung"] estimated_time: 10 prerequisites: ["einladung-annehmen"] --- # Konto und Anmeldung Passwort-Login, mehrere Personen im Unternehmen, gesperrte Konten — was auf der Lieferantenseite gilt. - Teil von: [Registrierung](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/registrierung) (Schritt 3 von 5) - Dauer: 10 Min. - Vorher lesen: [Einladung annehmen und Zugang einrichten](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/einladung-annehmen.md) - Als Nächstes: [Firmenprofil vervollständigen](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/firmenprofil.md) Die Anmeldung auf der Lieferantenseite ist bewusst einfach gehalten. Das ist die häufigste Quelle von Rückfragen, deshalb hier vollständig. ## Benutzername und Passwort Sie melden sich mit Benutzername und Passwort an. Ein Single Sign-on über Ihr Firmenkonto — Microsoft, Google oder Ihr eigenes Verzeichnis — steht auf der Lieferantenseite nicht zur Verfügung. Das ist so gewollt: Ein Lieferant arbeitet in der Regel für viele Auftraggeber, und ein eigenes Konto pro Portal ist der Weg, der überall funktioniert. Eine zweite Stufe wie ein Code aus einer App gibt es auf der Lieferantenseite heute nicht. Setzen Sie deshalb ein Passwort, das Sie nirgends sonst verwenden. ## Wenn die Anmeldung nicht mehr geht Nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen wird das Konto vorübergehend gesperrt — ein Schutz gegen automatisiertes Durchprobieren. Wenn Sie sicher sind, das richtige Passwort zu kennen, und es trotzdem nicht geht: Warten Sie, statt es weiter zu versuchen. Wissen Sie das Passwort dagegen schlicht nicht mehr, hilft Warten nicht. **Das Passwort setzen Sie selbst zurück** — Sie müssen dafür niemanden anschreiben und auf keine Freischaltung warten. Das ist der übliche Weg, und bei laufender Frist der schnellste. Kommen Sie damit nicht weiter, ist die ausschreibende Stelle Ihr Ansprechpartner, nicht wir. Sie verwaltet die Zugänge in ihrer Instanz. ## Mehrere Personen in Ihrem Unternehmen Für ein Lieferantenkonto gibt es einen **Hauptkontakt** und optional eine **Stellvertretung**. Fachlich dürfen beide dasselbe; verwalten — also Angaben und Zugänge ändern — darf nur der Hauptkontakt. Die Stellvertretung kann mit oder ohne eigenen Zugang geführt werden. Nutzen Sie das. Ein gemeinsam benutztes Passwort ist bequem, bis jemand das Unternehmen verlässt oder in den Ferien ist und niemand weiss, wer die Frist im Blick hat. ## Wenn jemand ausscheidet Zugänge werden deaktiviert, nicht gelöscht. Wer einmal gehandelt hat, bleibt im Protokoll nachvollziehbar; aus dem Betrieb ist die Person aber sofort draussen. Melden Sie personelle Wechsel deshalb aktiv, statt das Konto still weiterlaufen zu lassen. ## Sprache und Gerät Die Oberfläche gibt es in sieben Sprachen; Deutsch und Englisch sind vollständig gepflegt, inklusive aller Mails. Französisch und Italienisch gehören dazu. Welche Sprachen bei Ihnen tatsächlich zur Auswahl stehen, hängt von der Instanz ab — die ausschreibende Stelle kann die Auswahl einschränken. Das betrifft ausschliesslich die Bedienoberfläche. Die Ausschreibung selbst — Unterlagen, Fragen und Antworten — ist in der Sprache, in der die ausschreibende Stelle sie verfasst hat; eine umgestellte Oberfläche übersetzt sie nicht. Die Oberfläche ist für Mobilgeräte ausgelegt — eine eigene App gibt es nicht, und für das Zusammenstellen eines Angebots ist ein Rechner die bessere Wahl. --- title: "Firmenprofil vervollständigen" description: "Welche Angaben zu Ihrem Unternehmen hinterlegt sein sollten, bevor Sie das erste Angebot einreichen." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/firmenprofil" topic: ["registrierung"] estimated_time: 15 prerequisites: ["einladung-annehmen"] --- # Firmenprofil vervollständigen Welche Angaben zu Ihrem Unternehmen hinterlegt sein sollten, bevor Sie das erste Angebot einreichen. - Teil von: [Registrierung](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/registrierung) (Schritt 4 von 5) - Dauer: 15 Min. - Vorher lesen: [Einladung annehmen und Zugang einrichten](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/einladung-annehmen.md) - Als Nächstes: [Freigabe und Nachbesserung](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/freigabe-und-nachbesserung.md) Ihr Firmenprofil pflegen Sie selbst — es gehört Ihnen, nicht dem Einkauf. Ihre Angaben werden bei jeder weiteren Ausschreibung derselben Organisation wiederverwendet. Einmal sauber erfasst, sparen Sie sich die Arbeit bei jedem weiteren Verfahren. ## Was dazugehört - Firmenname, Adresse und Rechtsform - Hauptkontakt mit erreichbarer Telefonnummer, optional eine Stellvertretung - Die Nachweise und Angaben, die die ausschreibende Stelle verlangt Welche Angaben und Nachweise das im Einzelnen sind, legt die ausschreibende Stelle fest, und es ist von Organisation zu Organisation verschieden. Die Liste in Ihrem Profil ist massgeblich, nicht diese Seite. ## Firmensuche über das Handelsregister Bei Schweizer Unternehmen können die Stammdaten in vielen Instanzen über die UID aus dem öffentlichen Handelsregister übernommen werden. Das erspart Tippfehler bei Firmenname und Rechtsform. Ob die Suche verfügbar ist, hängt von der Instanz ab — steht sie nicht zur Verfügung, tragen Sie die Angaben von Hand ein. Prüfen Sie das Ergebnis trotzdem: Massgeblich ist, was am Ende in Ihrem Profil steht. ## Die Empfehlung, die am meisten spart Hinterlegen Sie eine Ansprechperson, die während der gesamten Frist erreichbar ist — und eine Stellvertretung dazu. Rückfragen aus einer Fragerunde haben ein enges Zeitfenster; eine Abwesenheitsmeldung als einzige Antwort kostet Sie das Verfahren. ## Was der Einkauf sieht — und was nicht Ihr Profil ist für die Einkaufsorganisation sichtbar, bei der Sie geführt werden. Ihre Angaben bleiben in deren Instanz; sie werden nicht an andere Auftraggeber weitergegeben, und es gibt keinen übergreifenden Lieferantenmarktplatz, in dem Ihr Profil erscheint. Umgekehrt gilt: Interne Notizen der Einkaufsorganisation zu Ihrem Unternehmen bekommen Sie nie zu sehen. Was für Sie bestimmt ist, erreicht Sie als Nachricht oder als Begründung — nicht als Notiz. ## Aktuell halten Adressänderung, neue Ansprechperson, ausgelaufener Nachweis: Pflegen Sie das, sobald es passiert. Es gibt keine Automatik, die Sie an ablaufende Nachweise erinnert, und im laufenden Verfahren ist es der schlechteste Zeitpunkt, das zu bemerken. --- title: "Freigabe und Nachbesserung" description: "Was passiert, nachdem Sie Ihre Angaben eingereicht haben — und was eine Rückgabe zur Nachbesserung bedeutet." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/freigabe-und-nachbesserung" topic: ["registrierung"] estimated_time: 10 prerequisites: ["firmenprofil"] --- # Freigabe und Nachbesserung Was passiert, nachdem Sie Ihre Angaben eingereicht haben — und was eine Rückgabe zur Nachbesserung bedeutet. - Teil von: [Registrierung](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/registrierung) (Schritt 5 von 5) - Dauer: 10 Min. - Vorher lesen: [Firmenprofil vervollständigen](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/firmenprofil.md) Nachdem Sie Ihre Angaben hinterlegt haben, prüft die Einkaufsorganisation sie. Sie durchlaufen dabei mehrere Zustände, und Sie sehen jeweils, ob der Ball bei Ihnen liegt oder bei der Gegenseite. ## Rückgabe zur Nachbesserung Der häufigste Fall ist keine Ablehnung, sondern eine Rückgabe: Etwas fehlt oder ist unklar. Dazu gehört immer eine Begründung — die ist Pflicht, nicht optional. Sie sehen also, was zu tun ist, und nicht bloss, dass etwas nicht gepasst hat. Ergänzen Sie das Genannte und reichen Sie erneut ein. Es ist kein Neuanfang; Ihre übrigen Angaben bleiben erhalten. ## Endgültige Ablehnung Davon zu unterscheiden ist die endgültige Ablehnung. Sie bedeutet nicht „bitte nachbessern", sondern „passt nicht" — und sie ist ein eigener, abschliessender Zustand. Abgelehnt wird dabei die Qualifikation, nicht Ihr Unternehmen als solches. Die Einkaufsorganisation kann eine Ablehnung später wieder aufnehmen; Sie starten dann erneut, mit Ihren bestehenden Angaben als Ausgangspunkt. ## Warum die Unterscheidung zählt Weil die Reaktion eine andere ist. Bei einer Rückgabe arbeiten Sie nach und bleiben im Rennen. Bei einer endgültigen Ablehnung lohnt sich das Gespräch: Fragen Sie nach, woran es lag und ob eine spätere erneute Prüfung realistisch ist. ## Was wir dazu nicht sagen können Ob geprüft wird, wie lange das dauert und nach welchen Kriterien entschieden wird, bestimmt die Einkaufsorganisation und das für sie geltende Verfahren. Diese Seite beschreibt, was Sie in der Software sehen — nicht, wie Ihr Auftraggeber entscheidet. --- title: "Unterlagen lesen" description: "Anforderungen, Fristen und Eignungskriterien herausarbeiten, bevor Sie mit dem Rechnen beginnen." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/unterlagen-lesen" topic: ["ausschreibung-verstehen"] estimated_time: 20 prerequisites: ["einladung-annehmen"] --- # Unterlagen lesen Anforderungen, Fristen und Eignungskriterien herausarbeiten, bevor Sie mit dem Rechnen beginnen. - Teil von: [Ausschreibung verstehen](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/ausschreibung-verstehen) (Schritt 1 von 1) - Dauer: 20 Min. - Vorher lesen: [Einladung annehmen und Zugang einrichten](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/einladung-annehmen.md) Bevor Sie kalkulieren, verschaffen Sie sich Klarheit darüber, was verlangt wird. ## Worauf Sie zuerst schauen - **Fristen.** Wann endet die Fragerunde, wann die Einreichung? Die Fragerunde endet früher — das übersehen die meisten beim ersten Mal. - **Was genau beschafft wird** — und in welcher Menge. - **Eignungskriterien.** Was müssen Sie als Unternehmen mitbringen? - **Zuschlagskriterien.** Wonach wird bewertet, und wie gewichtet? Die Gewichtung sagt Ihnen, wo sich Aufwand lohnt. Wenn der Preis zu 30 Prozent zählt und die Qualität zu 70, ist ein sorgfältig ausgearbeitetes Konzept mehr wert als der letzte Rappen im Preis. ## Alle Unterlagen, nicht nur die erste Datei Die Dokumente hängen an der Ausschreibung und lassen sich herunterladen. Gehen Sie die Liste vollständig durch: Beilagen, Preisblätter und Vertragsentwürfe enthalten regelmässig Anforderungen, die im Hauptdokument nur angerissen sind. ## Wenn sich etwas ändert Eine Ausschreibung kann während der Laufzeit angepasst werden. Teilt die ausschreibende Stelle eine Änderung mit, erhalten alle Eingeladenen die Mitteilung. Nehmen Sie eine solche Mitteilung ernst, auch wenn Sie schon kalkuliert haben — geänderte Mengen oder Fristen sind der Grund, warum ein sonst gutes Angebot am Ende nicht passt. Sehen Sie deshalb vor dem Einreichen noch einmal in die Ausschreibung, statt sich auf den Stand von vor drei Wochen zu verlassen. ## Die Entscheidung, die hierher gehört Ob Sie anbieten wollen. Eine frühe, bewusste Absage ist günstiger als ein Angebot, das an einem Kriterium scheitert, das schon am ersten Tag sichtbar war. Wenn Sie nicht anbieten, sagen Sie es der ausschreibenden Stelle kurz. Es kostet Sie zwei Minuten und Ihre nächste Einladung hängt daran mehr, als man denkt. --- title: "Fragen stellen" description: "Wie die Fragerunde abläuft, wann Sie eine Antwort erhalten und warum alle Anbieter dieselbe bekommen." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/fragen-stellen" topic: ["fragerunde"] estimated_time: 15 prerequisites: ["unterlagen-lesen"] --- # Fragen stellen Wie die Fragerunde abläuft, wann Sie eine Antwort erhalten und warum alle Anbieter dieselbe bekommen. - Teil von: [Fragerunde](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/fragerunde) (Schritt 1 von 2) - Dauer: 15 Min. - Vorher lesen: [Unterlagen lesen](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/unterlagen-lesen.md) - Als Nächstes: [Termine vereinbaren](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/termine-vereinbaren.md) Die Fragerunde ist der einzige verlässliche Weg, Unklarheiten zu klären, bevor sie Ihr Angebot kosten. ## Wie es abläuft Fragen werden innerhalb der Frist eingereicht. Die ausschreibende Stelle beantwortet sie, gibt die Antworten frei und veröffentlicht sie — an **alle** eingeladenen Anbieter, gemeinsam. Auch die Frage selbst wird sichtbar, ohne dass ersichtlich ist, wer sie gestellt hat. Rechnen Sie deshalb nicht mit einer sofortigen Antwort. Freigabe und Veröffentlichung sind ein eigener Schritt, und häufig werden mehrere Fragen gesammelt und zusammen beantwortet. ## Was das für Sie heisst - **Fragen Sie früh.** Nach Ende der Fragerunde bleibt eine Unklarheit unklar — und die Frist für Fragen endet vor der Einreichungsfrist. - **Fragen Sie präzise.** Eine unklare Frage bekommt eine unklare Antwort. Verweisen Sie auf Dokument und Stelle. - **Kein Nachteil durch Fragen.** Ihre Identität wird bei der Antwort nicht offengelegt. - **Lesen Sie auch die Antworten der anderen.** Sie gehören zur Ausschreibung und können Ihr Angebot genauso betreffen wie Ihre eigene Frage. ## Was nicht in die Fragerunde gehört Verhandlungen über den Preis und Anliegen, die nur Ihr Unternehmen betreffen — etwa ein Problem mit Ihrem Zugang. Dafür ist der direkte Kontakt zur ausschreibenden Stelle vorgesehen, sofern das Verfahren ihn zulässt. Denken Sie daran, dass Ihre Frage im Wortlaut bei allen Mitbewerbern landet. Formulieren Sie sie so, dass sie nichts über Ihre Lösung verrät, was Sie nicht ohnehin preisgeben wollen. ## Wenn keine Antwort kommt Ob und wie schnell geantwortet wird, entscheidet die ausschreibende Stelle. Bleibt eine für Sie wesentliche Frage bis kurz vor Fristende offen, melden Sie sich direkt dort — und dokumentieren Sie im Angebot, von welcher Annahme Sie ausgegangen sind. --- title: "Termine vereinbaren" description: "Wie die Terminfindung im Portal abläuft, wenn die ausschreibende Stelle ein Gespräch oder eine Präsentation ansetzt." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/termine-vereinbaren" topic: ["fragerunde"] estimated_time: 10 prerequisites: ["fragen-stellen"] --- # Termine vereinbaren Wie die Terminfindung im Portal abläuft, wenn die ausschreibende Stelle ein Gespräch oder eine Präsentation ansetzt. - Teil von: [Fragerunde](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/fragerunde) (Schritt 2 von 2) - Dauer: 10 Min. - Vorher lesen: [Fragen stellen](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/fragen-stellen.md) Nicht jedes Verfahren bleibt schriftlich. Wenn die ausschreibende Stelle ein Gespräch, eine Präsentation oder einen Vor-Ort-Termin ansetzt, läuft die Terminfindung über das Portal statt über eine Mailkette. ## Wie es abläuft Die ausschreibende Stelle schlägt Termine vor, Sie antworten, was Ihnen passt. Passt nichts, folgt eine weitere Runde mit neuen Vorschlägen. Beide Seiten sehen denselben Stand — das ist der Zweck: kein „ich hatte Ihnen doch Dienstag geschrieben". Vorgesehen sind Telefon, Video, Vor-Ort-Termine und Präsentationen. Um welche Art es geht, steht in der Anfrage. ## Was Sie tun sollten - **Antworten Sie schnell.** Eine Terminrunde blockiert das Verfahren, und Sie sind selten der einzige Anbieter, auf den gewartet wird. - **Antworten Sie ehrlich.** Ein zugesagter Termin, den Sie dann verschieben, kostet mehr als eine offen genannte Einschränkung. - **Klären Sie, wer teilnimmt.** Wenn Ihre technische Fachperson dabei sein muss, sagen Sie es, bevor der Termin steht. ## Wenn ein Termin nicht zustande kommt Melden Sie sich direkt bei der ausschreibenden Stelle. Ob ein Gespräch Voraussetzung für die weitere Teilnahme ist, hängt vom Verfahren ab und steht nicht in der Software — das beantwortet Ihr Auftraggeber, nicht wir. ## Wann das vorkommt Meist nach der Einreichung, im Rahmen der Bewertung. Es kann aber auch vorher passieren, etwa bei einer Begehung. Verlassen Sie sich deshalb nicht darauf, dass nach dem Absenden Ihres Angebots nichts mehr kommt — halten Sie die hinterlegte Ansprechperson erreichbar. --- title: "Angebot zusammenstellen" description: "Was zu einem vollständigen Angebot gehört — und woran Angebote am häufigsten scheitern." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/angebot-zusammenstellen" topic: ["angebot-einreichen"] estimated_time: 25 prerequisites: ["unterlagen-lesen"] --- # Angebot zusammenstellen Was zu einem vollständigen Angebot gehört — und woran Angebote am häufigsten scheitern. - Teil von: [Angebot einreichen](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/angebot-einreichen) (Schritt 1 von 2) - Dauer: 25 Min. - Vorher lesen: [Unterlagen lesen](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/unterlagen-lesen.md) - Als Nächstes: [Frist einhalten](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/frist-einhalten.md) Die meisten ausgeschiedenen Angebote scheitern nicht am Preis, sondern an der Vollständigkeit. ## Ihr Angebot entsteht im Portal Ein Angebot wird im Lieferantenportal erstellt und eingereicht. Es gibt keinen anderen Weg — keine Schnittstelle, über die ein Angebot eingespielt werden könnte, und eine Mail an die ausschreibende Stelle ist keine Einreichung. Planen Sie die Zeit dafür ein, statt sie als Formsache zu behandeln. ## Vor dem Einreichen prüfen Diese Liste zählt, weil sich ein abgeschicktes Angebot nicht mehr ändern lässt — Korrigieren heisst zurückziehen und neu einreichen. Gehen Sie sie durch, bevor Sie senden. - Sind alle verlangten Unterlagen beigelegt? - Sind alle Positionen ausgefüllt — auch die, die mit null bewertet werden? - Stimmen die Angaben mit Ihrem Firmenprofil überein? - Haben Sie die Antworten aus der Fragerunde berücksichtigt? - Ist die Ausschreibung seit Ihrer letzten Durchsicht geändert worden? ## Abweichungen Wenn Sie von einer Anforderung abweichen, schreiben Sie es hin. Eine benannte Abweichung kann bewertet werden; eine stillschweigende führt dazu, dass Ihr Angebot mit etwas anderem verglichen wird, als Sie gemeint haben. Dasselbe gilt für Annahmen. Wenn Sie kalkulieren mussten, ohne eine Frage beantwortet bekommen zu haben, schreiben Sie die Annahme dazu. ## Preis und Bewertung Wie bewertet wird, steht in den Zuschlagskriterien der Ausschreibung — und der Preis ist selten der einzige Faktor. Verbreitet sind gewichtete Kriterien, bei denen der Preis nach einer Formel in Punkte umgerechnet wird. Was in Ihrem Verfahren gilt, steht in den Unterlagen; die Software gibt es nicht vor. Häufig bewerten mehrere Personen unabhängig voneinander. Schreiben Sie deshalb für jemanden, der Ihr Unternehmen nicht kennt: Ein Angebot, das nur mit Vorwissen verständlich ist, verliert Punkte bei genau der Person, die dieses Vorwissen nicht hat. ## Dateien Halten Sie sich an die Formate und Bezeichnungen, die die Ausschreibung verlangt. Darunter liegt aber eine zweite Grenze, die nicht von der Ausschreibung kommt: Für Angebotsunterlagen gibt e-Request selbst vor, wie viele Dateien Sie anhängen können, wie gross sie sein dürfen und welche Dateitypen angenommen werden. Bis zu **15 Dateien** pro Angebot, jede bis **30 MB**. Erlaubt sind PDF, Word (`doc`, `docx`), Excel (`xls`, `xlsx`), Bilder (`jpg`, `png`) sowie `csv`, `txt` und `zip`. Alles andere wird abgewiesen, unabhängig davon, was in den Unterlagen steht. Die 30 MB gelten **je Datei**, nicht für das Angebot insgesamt. Eine einzelne zu grosse Datei müssen Sie also verkleinern oder aufteilen; viele mittelgrosse sind unproblematisch, solange Sie unter 15 bleiben. Das trifft ausgerechnet den üblichen Rat, grosse Dateien zu komprimieren: **Angenommen wird nur `zip`.** Ein Archiv als `rar` oder `7z` prallt ab — und zwar erst beim Hochladen, nicht beim Packen. Laden Sie deshalb früh hoch. Eine abgewiesene Datei in der letzten Stunde ist genau der Fall, in dem Ihnen diese Seite nicht mehr weiterhilft. --- title: "Frist einhalten" description: "Wann eingereicht ist eingereicht — und warum die letzte Stunde der schlechteste Zeitpunkt dafür ist." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/frist-einhalten" topic: ["angebot-einreichen"] estimated_time: 10 prerequisites: ["angebot-zusammenstellen"] --- # Frist einhalten Wann eingereicht ist eingereicht — und warum die letzte Stunde der schlechteste Zeitpunkt dafür ist. - Teil von: [Angebot einreichen](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/angebot-einreichen) (Schritt 2 von 2) - Dauer: 10 Min. - Vorher lesen: [Angebot zusammenstellen](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/angebot-zusammenstellen.md) Die Frist ist der Zeitpunkt, zu dem Ihr Angebot eingereicht sein muss — nicht der Zeitpunkt, zu dem Sie damit beginnen. ## Eingereicht ist eingereicht Solange Ihr Angebot ein Entwurf ist, können Sie daran arbeiten. **Sobald Sie es abgeschickt haben, lässt es sich nicht mehr ändern.** Was Sie stattdessen tun können: das Angebot **zurückziehen** und ein neues einreichen. Zusammen ist das der einzige Weg zu einer Korrektur. Die beiden Schritte haben aber **unterschiedliche Zeitfenster** — daran verrechnet man sich leicht: - **Zurückziehen** können Sie jederzeit. Die Software knüpft das an keine Frist. - **Neu einreichen** können Sie nur, solange die Ausschreibung offen ist. Ist sie geschlossen, bleibt das Zurückziehen möglich — ein Ersatz dafür nicht. Ein zurückgezogenes Angebot ist endgültig weg. Es lässt sich nicht wieder öffnen, das neue ist ein eigenes Angebot, und die ausschreibende Stelle sieht beide und wird über den Rückzug informiert. Was ein Rückzug für Sie bedeutet, entscheidet nicht die Software, sondern die ausschreibende Stelle und das für sie geltende Verfahren. Sprechen Sie mit ihr, bevor Sie ein Angebot zurückziehen, das bereits weit im Verfahren steht. Planen Sie danach entsprechend: Der letzte Blick auf Ihr Angebot gehört **vor** das Abschicken, nicht danach. ## Empfehlung Reichen Sie trotzdem einen Tag früher ein. Nicht, weil Sie danach noch nachbessern könnten — sondern weil Sie dann ein gültiges Angebot im System haben und für einen Fehler noch Zeit bleibt, den ganzen Weg über Zurückziehen und Neueinreichen zu gehen. Ein fertiges Angebot mit einem Fehler schlägt ein perfektes, das nie abgeschickt wurde. ## Was gegen die letzte Stunde spricht Grosse Dateien, langsame Verbindungen und eine Rückfrage, die niemand mehr beantwortet. Keiner dieser Gründe hilft Ihnen nach Fristende weiter. Dazu kommt der banalste Fall: Die Person mit dem Zugang ist nicht im Haus. Genau dafür ist die Stellvertretung im Firmenprofil gedacht. ## Prüfen Sie, dass es angekommen ist Verlassen Sie sich nicht auf das Gefühl, geklickt zu haben. Sehen Sie nach, dass Ihr Angebot als eingereicht geführt wird und die Beilagen vollständig dabei sind. Diese Kontrolle dauert eine Minute und ist die einzige, die im Nachhinein zählt. ## Nach Fristende Eine verpasste Frist lässt sich nicht heilen — auch nicht durch uns. Melden Sie sich in dem Fall bei der ausschreibenden Stelle; ob und wie es weitergeht, entscheidet sie und das für sie geltende Verfahren. Wir als Softwarehersteller können keine Frist verlängern, kein Angebot nachträglich einstellen und nicht in ein laufendes Verfahren eingreifen. --- title: "Zuschlag oder Absage" description: "Wie Sie vom Entscheid erfahren, was danach passiert und was Sie für das nächste Mal mitnehmen." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/entscheid" topic: ["nach-dem-zuschlag"] estimated_time: 10 prerequisites: ["angebot-zusammenstellen"] --- # Zuschlag oder Absage Wie Sie vom Entscheid erfahren, was danach passiert und was Sie für das nächste Mal mitnehmen. - Teil von: [Nach dem Entscheid](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/nach-dem-zuschlag) (Schritt 1 von 3) - Dauer: 10 Min. - Vorher lesen: [Angebot zusammenstellen](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/angebot-zusammenstellen.md) - Als Nächstes: [Vertrag bestätigen](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/vertrag-bestaetigen.md) Nach der Bewertung informiert die ausschreibende Stelle alle Anbieter über den Entscheid. ## Bei einem Zuschlag Es folgt die Vertragsphase. Wenn die ausschreibende Stelle die Verträge in e-Request führt, erreicht Sie die Unterschriftsanfrage im Portal — wie das abläuft, steht im nächsten Schritt. Andernfalls wird der Vertrag ausserhalb der Plattform abgewickelt; Ansprechpartner ist in beiden Fällen die ausschreibende Stelle. ## Bei einer Absage Wenn eine Begründung hinterlegt wurde, sehen Sie den Grund der letzten Runde. Eine Fallakte über mehrere Runden gibt es nicht, und wer intern entschieden hat, sehen Sie nie — Sie sehen die Entscheidung der Organisation, nicht die Person dahinter. Fragen Sie nach einer Rückmeldung, wenn Sie keine erhalten haben. Ob und in welchem Umfang sie erteilt wird, hängt vom Verfahren ab — aber die Frage kostet nichts, und die Antwort ist die einzige belastbare Information darüber, woran es lag. ## Ohne Zuschlag oder zurückgezogen Nicht jede Ausschreibung endet mit einem Zuschlag. Endet sie nach der Auswertung ohne Zuschlag, bekommen alle Teilnehmer eine Mail. Die ausschreibende Stelle kann eine Ausschreibung auch vorzeitig zurückziehen — vor oder nach Ende der Angebotsfrist. Dann bekommen Sie eine eigene Mail, dass sie zurückgezogen wurde, auch wenn Sie noch kein Angebot eingereicht hatten. Den Grund nennt das Portal nicht; fragen Sie bei Ihrem Ansprechpartner nach. Ein nicht eingereichter Angebotsentwurf wird dabei gelöscht — was Sie behalten wollen, haben Sie am besten auch bei sich. Wird das Verfahren neu aufgesetzt, ist es eine neue Ausschreibung. ## Was wir zum Entscheid nicht sagen können Wie bewertet wurde, wer sonst angeboten hat und zu welchem Preis: Das ist Sache der ausschreibenden Stelle und des für sie geltenden Verfahrens. Wir sehen es nicht und dürften es auch nicht weitergeben. ## Für das nächste Mal Halten Sie fest, was diesmal Zeit gekostet hat: fehlende Unterlagen, unklare Anforderungen, eine zu spät gestellte Frage. Beim nächsten Verfahren ist genau das der Unterschied. Und pflegen Sie Ihr Firmenprofil jetzt, nicht beim nächsten Mal unter Zeitdruck. Die Angaben bleiben stehen — das ist der eigentliche Vorteil, den Sie sich mit dem ersten Verfahren erarbeitet haben. --- title: "Vertrag bestätigen" description: "Was eine Unterschriftsanfrage im Portal ist, wie Sie bestätigen oder ablehnen — und was sie rechtlich nicht ist." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/vertrag-bestaetigen" topic: ["nach-dem-zuschlag"] estimated_time: 15 prerequisites: ["entscheid"] --- # Vertrag bestätigen Was eine Unterschriftsanfrage im Portal ist, wie Sie bestätigen oder ablehnen — und was sie rechtlich nicht ist. - Teil von: [Nach dem Entscheid](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/nach-dem-zuschlag) (Schritt 2 von 3) - Dauer: 15 Min. - Vorher lesen: [Zuschlag oder Absage](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/entscheid.md) - Als Nächstes: [Lieferung und Abnahme](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/lieferung-und-abnahme.md) Führt die ausschreibende Stelle ihre Verträge in e-Request, läuft die Unterzeichnung über das Portal. Nicht jede Organisation nutzt das — bleibt die Anfrage aus, wird der Vertrag auf dem üblichen Weg abgewickelt. ## Der Ablauf 1. Die ausschreibende Stelle erstellt den Vertrag und fordert Ihre Unterschrift an. 2. Sie erhalten die Anfrage und prüfen den Vertrag. 3. Sie bestätigen — oder Sie lehnen ab. Sie sehen jederzeit, wo der Vertrag steht — und vor allem, was Sie gerade tun können: eine offene Anfrage bestätigen oder ablehnen, oder nach einer Ablehnung abwarten, bis die ausschreibende Stelle erneut anfragt. Wie das System die Zwischenstände dabei nennt, müssen Sie nicht kennen. Die ausschreibende Stelle kann eine offene Anfrage auch zurückziehen, etwa wenn ihr am Vertrag noch ein Fehler auffällt. Sie bekommen dann eine Mail, und bestätigen lässt sich nichts mehr — warten Sie auf die neue Anfrage. ## Bestätigen heisst klicken, nicht signieren Die Bestätigung erfolgt per Klick im Portal und wird mit Zeitstempel protokolliert. Das ist **keine qualifizierte elektronische Signatur** nach ZertES oder eIDAS. Für die meisten Beschaffungen ist das genau richtig. Wenn für Ihren Vertrag eine qualifizierte Signatur verlangt ist, klären Sie das mit der ausschreibenden Stelle, bevor Sie bestätigen — das ist eine vertragliche Frage, keine technische, und wir können sie nicht für Sie beantworten. ## Ablehnen ist vorgesehen Wenn etwas nicht stimmt, lehnen Sie ab, statt zu bestätigen und danach zu verhandeln. Die Ablehnung ist ein regulärer Schritt: Die ausschreibende Stelle kann den Vertrag anpassen und die Unterschrift erneut anfordern. Nennen Sie den Grund auf dem Weg, den Sie mit Ihrem Auftraggeber ohnehin nutzen. Die Ablehnung selbst ist ein Zustand im System, kein Verhandlungskanal. ## Vorher lesen Prüfen Sie, ob der Vertrag dem entspricht, was Sie angeboten haben: Leistung, Menge, Preis, Laufzeit. Der Vertrag ist das, was am Ende gilt — nicht Ihr Angebot und nicht die Ausschreibung. ## Fristen im Vertrag Erinnerungen an Vertragsfristen gehen an die Einkaufsorganisation, nicht an Sie. Verlassen Sie sich also nicht darauf, vom System an ein Auslaufdatum oder eine Verlängerungsoption erinnert zu werden — notieren Sie sich die Termine, die für Sie zählen, selbst. ## Kündigen Einen unterzeichneten Vertrag können Sie im Portal kündigen — und die ausschreibende Stelle ebenso. Das Wirksamkeitsdatum ist Pflicht; einen Kommentar und Ihr Kündigungsschreiben können Sie mitgeben. Die Gegenseite bekommt eine Mail. Kündigt die ausschreibende Stelle, erreicht die Mail Sie, und ein mitgegebenes Schreiben finden Sie am Vertrag zum Herunterladen. Das Portal **erfasst** die Kündigung, es spricht sie nicht aus. Rechtswirksam wird sie wie vereinbart — über das Kündigungsschreiben und die Fristen im Vertrag. --- title: "Lieferung und Abnahme" description: "Was nach der Vertragsunterzeichnung im Portal nachgeführt wird — und was ausserhalb davon läuft." lang: "de" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/lieferung-und-abnahme" topic: ["nach-dem-zuschlag"] estimated_time: 10 prerequisites: ["vertrag-bestaetigen"] --- # Lieferung und Abnahme Was nach der Vertragsunterzeichnung im Portal nachgeführt wird — und was ausserhalb davon läuft. - Teil von: [Nach dem Entscheid](https://academy-supplier.knowhow.io/themen/nach-dem-zuschlag) (Schritt 3 von 3) - Dauer: 10 Min. - Vorher lesen: [Vertrag bestätigen](https://academy-supplier.knowhow.io/schritte/vertrag-bestaetigen.md) Ist der Vertrag bestätigt, verlagert sich die Arbeit aus dem Portal heraus. Was bleibt, ist die Nachführung: Zu einem Vertrag können Liefertermine hinterlegt und deren Abnahme festgehalten werden. ## Was festgehalten wird - Der vereinbarte Termin und das tatsächliche Datum - Die Abnahme: noch offen, abgenommen, unter Vorbehalt abgenommen oder verweigert - Eine Bemerkung dazu Gepflegt wird das von der Einkaufsorganisation. Für Sie ist es vor allem eine Frage der Nachvollziehbarkeit: Was dort steht, ist die gemeinsame Sicht auf den Stand. ## Was das nicht ist Kein Lieferschein, keine Rechnungsstellung, keine Logistikabwicklung. Diese Dinge laufen über Ihre üblichen Kanäle, nicht über e-Request. Ebenso wenig ist die Abnahme eine Bewertung Ihrer Leistung, die Ihnen als Note angezeigt würde. Bewertungen der Einkaufsorganisation zu Ihrem Unternehmen bekommen Sie nicht zu sehen. ## Wenn ein Termin nicht zu halten ist Melden Sie es früh und direkt bei Ihrem Ansprechpartner. Ein Eintrag im Portal ersetzt das Gespräch nicht — er hält fest, was besprochen wurde. Ein verschobener Termin, der angekündigt war, ist ein anderer Vorgang als einer, der einfach verstrichen ist. ## Für die nächste Ausschreibung Was hier sauber dokumentiert ist, ist beim nächsten Verfahren Ihre Referenz bei genau diesem Auftraggeber — bei dem, der die Einladung ausspricht. Das ist der praktische Grund, die Nachführung nicht als Formalität zu behandeln. --- title: "Accept the invitation and set up access" description: "From the invitation email to working access — and what to do when the link has expired." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/einladung-annehmen" topic: ["registrierung"] estimated_time: 10 --- # Accept the invitation and set up access From the invitation email to working access — and what to do when the link has expired. - Part of: [Registration](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/registrierung) (Step 1 of 5) - Duration: 10 min - Read first: No prerequisites - Next up: [Bidding without an invitation](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/ohne-einladung.md) You have been invited to a tender. This first step takes a few minutes — do it early, not the day before the deadline. ## What to do 1. Open the link in the invitation email. 2. Set up access and choose a password. 3. Sign in and check that the tender is visible. 4. Note the deadlines: the end of the question round and the submission deadline are in the tender documents. Do this even if you have not yet decided whether to bid. Access that gets used for the first time on the last day is the most common avoidable reason an offer never gets submitted. ## The buyer invites, you fill in the details That is how the process is designed: the buying organisation invites you, and you then maintain your own details. You cannot create an account yourself — there is no open self-registration. What to do if you want to bid without an invitation is covered in the next step. ## If the link no longer works Invitation links expire. If yours has, contact the buying organisation — their details are in the invitation email. As the software vendor we cannot grant you access to someone else's tender, and we cannot see which tenders you have been invited to. ## If the invitation never arrived Check your spam folder first, then the address: invitations go to one specific mailbox, and it is often a general address such as `info@` rather than your personal one. If that does not help, ask the buying organisation which address they used. ## About signing in As a supplier you sign in with a username and password. Single sign-on through your company account is not available on the supplier side. What that means day to day — several people, deputies, locked accounts — is covered in **Your account and signing in**. --- title: "Bidding without an invitation" description: "What you can do if you have not been invited yet — and what is realistic to expect." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/ohne-einladung" topic: ["registrierung"] estimated_time: 5 --- # Bidding without an invitation What you can do if you have not been invited yet — and what is realistic to expect. - Part of: [Registration](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/registrierung) (Step 2 of 5) - Duration: 5 min - Read first: No prerequisites - Next up: [Your account and signing in](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/konto-und-anmeldung.md) The intended route is the invitation: the buying organisation invites, you fill in the details. There is no open self-registration, so you cannot create an account for yourself and apply to tenders that are already running. ## The access request form Many buying organisations publish a form that unknown suppliers can use to get in touch. It does **not** create an account. It sends a message to the procurement team, and they decide whether and when to invite you. Whether the form exists at all is the buying organisation's decision — it can be switched off. If you cannot find one, the direct route still works: call or write to whoever is responsible for the purchase. ## What such a form does not do - It does not open a running tender. If you were not invited, you cannot bid. - It does not replace qualification. Whether your company fits a category is the buyer's decision. - It does not entitle you to an invitation. ## Staying realistic Invitations are decided by the buying organisation, on their own criteria and under the procurement rules that apply to them. As the software vendor we have no influence on that and cannot add you to any list. What does help is early contact: get in touch before a tender is running, not while it is. --- title: "Your account and signing in" description: "Password login, several people in one company, locked accounts — what applies on the supplier side." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/konto-und-anmeldung" topic: ["registrierung"] estimated_time: 10 prerequisites: ["einladung-annehmen"] --- # Your account and signing in Password login, several people in one company, locked accounts — what applies on the supplier side. - Part of: [Registration](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/registrierung) (Step 3 of 5) - Duration: 10 min - Read first: [Accept the invitation and set up access](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/einladung-annehmen.md) - Next up: [Complete your company profile](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/firmenprofil.md) Signing in on the supplier side is deliberately simple. It is also the most common source of support questions, so here it is in full. ## Username and password You sign in with a username and password. Single sign-on through your company account — Microsoft, Google or your own directory — is not available on the supplier side. That is intentional: a supplier usually works for many buyers, and a separate account per portal is the approach that works everywhere. There is no second factor such as a code from an app on the supplier side today. So use a password you do not use anywhere else. ## When signing in stops working After several failed attempts the account is temporarily locked — a safeguard against automated guessing. If you are certain the password is right and it still will not work, wait rather than keep trying. If you have simply forgotten the password, though, waiting does not help. **You reset the password yourself** — there is nobody to write to and no approval to wait for. That is the normal route, and with a deadline running it is the fastest one. If that does not resolve it, the buying organisation is your contact, not us. They manage access in their own instance. ## Several people in your company A supplier account has a **main contact** and, optionally, a **deputy**. Both can do the same day-to-day work; only the main contact can administer — that is, change details and access. The deputy can be recorded with or without their own login. Use this. A shared password is convenient right up until someone leaves the company or goes on holiday and nobody knows who is watching the deadline. ## When someone leaves Access is deactivated, not deleted. Anyone who has acted remains traceable in the log, but they are out of day-to-day operation immediately. So report staff changes actively rather than letting an account quietly stay open. ## Language and devices The interface is available in seven languages; German and English are fully maintained, including all emails. French and Italian are among them. Which of them you actually get to choose from depends on the instance — the buying organisation can narrow the selection. That applies to the interface only. The tender itself — documents, questions and answers — is in whatever language the buying organisation wrote it in; switching the interface does not translate it. The interface works on mobile devices — there is no separate app, and for putting an offer together a computer is the better choice. --- title: "Complete your company profile" description: "What should be on file about your company before you submit your first offer." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/firmenprofil" topic: ["registrierung"] estimated_time: 15 prerequisites: ["einladung-annehmen"] --- # Complete your company profile What should be on file about your company before you submit your first offer. - Part of: [Registration](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/registrierung) (Step 4 of 5) - Duration: 15 min - Read first: [Accept the invitation and set up access](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/einladung-annehmen.md) - Next up: [Approval and returned submissions](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/freigabe-und-nachbesserung.md) You maintain your company profile yourself — it belongs to you, not to the buyer. Your details are reused for every further tender from the same organisation. Entered properly once, they save you the work every time after that. ## What belongs in it - Company name, address and legal form - A main contact with a phone number that is actually answered, and optionally a deputy - The details and supporting documents the buying organisation asks for Exactly which details and documents those are is set by the buying organisation, and it differs from one to the next. The list in your profile is what counts, not this page. ## Company lookup via the commercial register For Swiss companies, many instances can pull your master data from the public commercial register using the UID. That saves typos in the company name and legal form. Whether the lookup is available depends on the instance — if it is not, enter the details by hand. Check the result either way: what ends up in your profile is what counts. ## The recommendation that saves the most Name a contact who is reachable for the whole duration of the tender — and add a deputy. Follow-up questions in a question round have a narrow window, and an out-of-office reply as your only answer costs you the tender. ## What the buyer sees, and what they do not Your profile is visible to the buying organisation you are registered with. Your details stay in their instance; they are not passed on to other buyers, and there is no cross-company supplier marketplace your profile appears in. The other way round: internal notes the buying organisation makes about your company are never shown to you. Anything meant for you arrives as a message or as a stated reason — not as a note. ## Keep it current A change of address, a new contact person, an expired certificate: maintain these as they happen. Nothing automatically reminds you when a document is about to expire, and the middle of a live tender is the worst moment to notice. --- title: "Approval and returned submissions" description: "What happens after you submit your details — and what it means when they come back for correction." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/freigabe-und-nachbesserung" topic: ["registrierung"] estimated_time: 10 prerequisites: ["firmenprofil"] --- # Approval and returned submissions What happens after you submit your details — and what it means when they come back for correction. - Part of: [Registration](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/registrierung) (Step 5 of 5) - Duration: 10 min - Read first: [Complete your company profile](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/firmenprofil.md) Once you have entered your details, the buying organisation reviews them. Your registration moves through several states along the way, and you can always see whether the ball is in your court or theirs. ## Returned for correction The most common outcome is not a rejection but a return: something is missing or unclear. A reason always comes with it — that is mandatory, not optional. So you can see what needs doing, rather than only that something was not right. Add what was asked for and submit again. It is not a fresh start; the rest of your details stay as they are. ## Final rejection That is different from a final rejection, which does not mean "please fix this" but "not a fit" — and it is a distinct, closing state. What is rejected is the qualification, not your company as such. The buying organisation can reopen a rejection later; you then start again, with your existing details as the basis. ## Why the difference matters Because it calls for a different response. A return means you top up what is missing and stay in the running. A final rejection makes the conversation worth having: ask what the reason was, and whether being reconsidered later is realistic. ## What we cannot tell you Whether your details are reviewed, how long that takes and what the decision is based on is up to the buying organisation and the procurement rules that apply to them. This page describes what you see in the software — not how your buyer decides. --- title: "Read the tender documents" description: "Work out the requirements, deadlines and eligibility criteria before you start calculating." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/unterlagen-lesen" topic: ["ausschreibung-verstehen"] estimated_time: 20 prerequisites: ["einladung-annehmen"] --- # Read the tender documents Work out the requirements, deadlines and eligibility criteria before you start calculating. - Part of: [Understanding the tender](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/ausschreibung-verstehen) (Step 1 of 1) - Duration: 20 min - Read first: [Accept the invitation and set up access](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/einladung-annehmen.md) Before you price anything, get clear on what is actually being asked for. ## What to look at first - **Deadlines.** When does the question round close, and when is the submission due? The question round closes earlier — most people miss that the first time. - **What exactly is being procured** — and in what quantity. - **Eligibility criteria.** What must your company bring to the table? - **Award criteria.** What is being assessed, and how is it weighted? The weighting tells you where effort pays off. If price counts for 30 per cent and quality for 70, a carefully worked-out concept is worth more than the last centime off your price. ## All the documents, not just the first file The documents are attached to the tender and can be downloaded. Work through the full list: annexes, pricing sheets and draft contracts regularly contain requirements that the main document only touches on. ## When something changes A tender can be amended while it is running. If the buying organisation issues a change, everyone invited receives the notification. Take it seriously even if you have already done your pricing — changed quantities or deadlines are the reason an otherwise good offer ends up not fitting. So look at the tender once more before you submit, rather than relying on the version you read three weeks ago. ## The decision that belongs here Whether to bid at all. An early, deliberate no is cheaper than an offer that fails on a criterion which was visible on day one. If you decide not to bid, tell the buying organisation briefly. It costs you two minutes, and your next invitation depends on it more than you might think. --- title: "Asking questions" description: "How the question round works, when you get an answer, and why every bidder receives the same one." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/fragen-stellen" topic: ["fragerunde"] estimated_time: 15 prerequisites: ["unterlagen-lesen"] --- # Asking questions How the question round works, when you get an answer, and why every bidder receives the same one. - Part of: [Question round](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/fragerunde) (Step 1 of 2) - Duration: 15 min - Read first: [Read the tender documents](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/unterlagen-lesen.md) - Next up: [Arranging appointments](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/termine-vereinbaren.md) The question round is the only reliable way to clear up ambiguities before they cost you the tender. ## How it works Questions are submitted within the deadline. The buying organisation answers them, approves the answers and publishes them — to **all** invited bidders, together. The question itself becomes visible too, without showing who asked it. So do not count on an immediate answer. Approval and publication are a separate step, and questions are often collected and answered as a batch. ## What that means for you - **Ask early.** Once the question round closes, an ambiguity stays ambiguous — and the deadline for questions falls before the submission deadline. - **Ask precisely.** A vague question gets a vague answer. Point to the document and the passage. - **No disadvantage in asking.** Your identity is not revealed with the answer. - **Read the other answers too.** They are part of the tender and can affect your offer just as much as your own question. ## What does not belong in the question round Price negotiations, and anything that concerns only your company — a problem with your access, for instance. That is what direct contact with the buying organisation is for, where the procedure allows it. Bear in mind that your question reaches every competitor word for word. Phrase it so that it gives away nothing about your solution that you would not disclose anyway. ## If no answer comes Whether and how quickly questions are answered is the buying organisation's decision. If a question that matters to you is still open close to the deadline, contact them directly — and document in your offer which assumption you worked from. --- title: "Arranging appointments" description: "How scheduling works in the portal when the buying organisation calls a meeting or a presentation." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/termine-vereinbaren" topic: ["fragerunde"] estimated_time: 10 prerequisites: ["fragen-stellen"] --- # Arranging appointments How scheduling works in the portal when the buying organisation calls a meeting or a presentation. - Part of: [Question round](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/fragerunde) (Step 2 of 2) - Duration: 10 min - Read first: [Asking questions](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/fragen-stellen.md) Not every procedure stays in writing. When the buying organisation arranges a meeting, a presentation or a site visit, scheduling runs through the portal instead of an email chain. ## How it works The buying organisation proposes slots and you reply with what suits you. If nothing fits, another round follows with new proposals. Both sides see the same state — that is the point: no more "but I wrote to you about Tuesday". Phone calls, video calls, on-site meetings and presentations are all catered for. Which one it is will be stated in the request. ## What you should do - **Reply quickly.** A scheduling round holds up the procedure, and you are rarely the only bidder being waited on. - **Reply honestly.** A slot you accept and then move costs more than a limitation you name openly. - **Settle who attends.** If your technical specialist needs to be there, say so before the appointment is fixed. ## If no appointment can be agreed Contact the buying organisation directly. Whether a meeting is a condition of continued participation depends on the procedure and is not something the software determines — your buyer answers that, not us. ## When this happens Usually after submission, as part of the evaluation. But it can also happen earlier, at a site visit for example. So do not assume nothing more will happen once you have sent your offer — keep the contact person in your profile reachable. --- title: "Put your offer together" description: "What a complete offer contains — and what offers most often fail on." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/angebot-zusammenstellen" topic: ["angebot-einreichen"] estimated_time: 25 prerequisites: ["unterlagen-lesen"] --- # Put your offer together What a complete offer contains — and what offers most often fail on. - Part of: [Submitting an offer](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/angebot-einreichen) (Step 1 of 2) - Duration: 25 min - Read first: [Read the tender documents](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/unterlagen-lesen.md) - Next up: [Meet the deadline](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/frist-einhalten.md) Most eliminated offers fail on completeness, not on price. ## Your offer is created in the portal An offer is put together and submitted in the supplier portal. There is no other route — no interface an offer could be pushed through, and an email to the buying organisation is not a submission. Plan time for it rather than treating it as a formality. ## Check before you submit This list matters because a sent offer can no longer be edited — correcting one means withdrawing it and submitting again. Work through it before you send. - Are all the required documents attached? - Is every line item filled in — including the ones scored at zero? - Do your details match your company profile? - Have you taken the question-round answers into account? - Has the tender been amended since you last read it? ## Deviations If you deviate from a requirement, write it down. A stated deviation can be assessed; an unstated one means your offer gets compared against something other than what you meant. The same goes for assumptions. If you had to price something without getting an answer, state the assumption alongside it. ## Price and assessment How your offer is assessed is set out in the tender's award criteria — and price is rarely the only factor. Weighted criteria are common, with price converted into points by a formula. What applies in your procedure is in the documents; the software does not dictate it. Several people often assess independently of one another. So write for someone who does not know your company: an offer that only makes sense with prior knowledge loses points with exactly the person who lacks it. ## Files Stick to the formats and file names the tender asks for. Underneath that sits a second limit that does not come from the tender: for offer documents, e-Request itself sets how many files you can attach, how large they may be and which types it accepts. Up to **15 files** per offer, each up to **30 MB**. Allowed are PDF, Word (`doc`, `docx`), Excel (`xls`, `xlsx`), images (`jpg`, `png`), plus `csv`, `txt` and `zip`. Anything else is rejected, whatever the tender documents say. The 30 MB is **per file**, not for the offer as a whole. So a single oversized file has to be reduced or split; plenty of mid-sized ones are fine, as long as you stay under 15. That catches the usual advice to compress large files: **only `zip` is accepted.** An archive in `rar` or `7z` will bounce — and it bounces when you upload it, not when you create it. So upload early. A rejected file in the last hour is exactly the case this page can no longer help you with. --- title: "Meet the deadline" description: "When submitted means submitted — and why the last hour is the worst time for it." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/frist-einhalten" topic: ["angebot-einreichen"] estimated_time: 10 prerequisites: ["angebot-zusammenstellen"] --- # Meet the deadline When submitted means submitted — and why the last hour is the worst time for it. - Part of: [Submitting an offer](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/angebot-einreichen) (Step 2 of 2) - Duration: 10 min - Read first: [Put your offer together](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/angebot-zusammenstellen.md) The deadline is when your offer has to be in — not when you start working on it. ## Submitted means submitted While your offer is still a draft, you can work on it. **Once you have sent it, it can no longer be edited.** What you can do instead is **withdraw** the offer and submit a new one. Together, that is the only route to a correction. But the two steps have **different time windows**, and that is easy to get wrong: - **Withdrawing** is possible at any time. The software ties it to no deadline. - **Submitting again** is only possible while the tender is still open. Once it has closed, you can still withdraw — but not replace. A withdrawn offer is gone for good. It cannot be reopened, the new one is a separate offer, and the buying organisation sees both and is notified of the withdrawal. What a withdrawal means for you is not for the software to decide — that is the buying organisation's call and depends on the procurement rules that apply to them. Talk to them before withdrawing an offer that is already well into the procedure. Plan around that: the last look at your offer belongs **before** you send it, not after. ## Recommendation Submit a day early anyway. Not because you could still touch it up afterwards — but because you then have a valid offer in the system, and enough time left to go the whole way round through withdrawing and resubmitting if something is wrong. A finished offer with a flaw beats a perfect one that was never sent. ## What speaks against the last hour Large files, slow connections, and a question nobody is left to answer. None of those help you once the deadline has passed. Then there is the most mundane case of all: the person with the login is out of the office. That is exactly what the deputy in your company profile is for. ## Check that it arrived Do not rely on the feeling of having clicked. Verify that your offer is recorded as submitted and that the attachments are all there. That check takes a minute and it is the only one that counts afterwards. ## After the deadline A missed deadline cannot be undone — not by us either. If it happens, contact the buying organisation; whether and how things continue is their decision and depends on the procurement rules that apply to them. As the software vendor we cannot extend a deadline, add an offer after the fact, or intervene in a running procedure. --- title: "Awarded or not" description: "How you hear about the decision, what happens next, and what to take into the next tender." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/entscheid" topic: ["nach-dem-zuschlag"] estimated_time: 10 prerequisites: ["angebot-zusammenstellen"] --- # Awarded or not How you hear about the decision, what happens next, and what to take into the next tender. - Part of: [After the decision](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/nach-dem-zuschlag) (Step 1 of 3) - Duration: 10 min - Read first: [Put your offer together](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/angebot-zusammenstellen.md) - Next up: [Confirm the contract](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/vertrag-bestaetigen.md) Once the assessment is done, the buying organisation informs every bidder of the decision. ## If you are awarded the contract The contract phase follows. If the buying organisation manages contracts in e-Request, the signature request reaches you in the portal — the next step covers how that works. Otherwise the contract is handled outside the platform; either way, your contact is the buying organisation. ## If you are not Where a reason has been recorded, you see the reason from the latest round. There is no case file spanning several rounds, and you never see who decided internally — you see the organisation's decision, not the person behind it. Ask for feedback if you have not been given any. Whether it is provided, and in how much detail, depends on the procedure — but asking costs nothing, and the answer is the only solid information you will get about what went wrong. ## No award, or withdrawn Not every tender ends with an award. If it ends without one after the assessment, every participant receives an email. The buying organisation can also withdraw a tender early — before or after the offer deadline. You then receive a separate email saying it has been withdrawn, even if you had not submitted an offer yet. The portal does not give the reason; ask your contact. A draft offer you had not submitted is deleted — keep your own copy of anything you want to hold on to. If the procedure is set up again, it is a new tender. ## What we cannot tell you about the decision How it was assessed, who else bid and at what price: that is the buying organisation's business and a matter for the procurement rules that apply to them. We do not see it and would not be allowed to pass it on. ## For next time Write down what cost you time this round: missing documents, unclear requirements, a question asked too late. In the next procedure that is exactly what makes the difference. And maintain your company profile now, rather than under time pressure next time. The details stay on file — that is the real advantage you earned with this first tender. --- title: "Confirm the contract" description: "What a signature request in the portal is, how to confirm or decline — and what it is not, legally." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/vertrag-bestaetigen" topic: ["nach-dem-zuschlag"] estimated_time: 15 prerequisites: ["entscheid"] --- # Confirm the contract What a signature request in the portal is, how to confirm or decline — and what it is not, legally. - Part of: [After the decision](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/nach-dem-zuschlag) (Step 2 of 3) - Duration: 15 min - Read first: [Awarded or not](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/entscheid.md) - Next up: [Delivery and acceptance](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/lieferung-und-abnahme.md) If the buying organisation manages its contracts in e-Request, signing runs through the portal. Not every organisation does — if no request arrives, the contract is handled the usual way. ## How it works 1. The buying organisation creates the contract and requests your signature. 2. You receive the request and review the contract. 3. You confirm — or you decline. You can see where the contract stands at any time — and, more usefully, what you can do right now: confirm or decline an open request, or, after declining, wait for the buying organisation to request again. What the system calls the stages in between is nothing you need to know. The buying organisation can also withdraw an open request, for instance when it spots a mistake in the contract. You then receive an email and there is nothing left to confirm — wait for the new request. ## Confirming is a click, not a signature Confirmation happens by clicking in the portal and is logged with a timestamp. It is **not a qualified electronic signature** under ZertES or eIDAS. For most procurements that is exactly right. If a qualified signature is required for your contract, settle that with the buying organisation before you confirm — it is a contractual question, not a technical one, and not one we can answer for you. ## Declining is a normal step If something is wrong, decline rather than confirming and negotiating afterwards. Declining is a regular part of the process: the buying organisation can amend the contract and request your signature again. Give your reasons through whatever channel you already use with your buyer. The decline itself is a state in the system, not a negotiation channel. ## Read it first Check that the contract matches what you offered: scope, quantity, price, term. The contract is what counts in the end — not your offer, and not the tender. ## Deadlines in the contract Reminders about contract deadlines go to the buying organisation, not to you. So do not rely on the system to remind you about an end date or a renewal option — keep track of the dates that matter to you yourself. ## Terminating You can terminate a signed contract in the portal — and so can the buying organisation. The effective date is required; you can add a comment and your termination letter. The other side receives an email. If the buying organisation terminates, the email reaches you, and any letter they attached is available for download on the contract. The portal **records** the termination; it does not serve it. It takes legal effect as agreed — through the termination letter and the notice periods in the contract. --- title: "Delivery and acceptance" description: "What gets recorded in the portal after the contract is signed — and what happens outside it." lang: "en" url: "https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/lieferung-und-abnahme" topic: ["nach-dem-zuschlag"] estimated_time: 10 prerequisites: ["vertrag-bestaetigen"] --- # Delivery and acceptance What gets recorded in the portal after the contract is signed — and what happens outside it. - Part of: [After the decision](https://academy-supplier.knowhow.io/en/themen/nach-dem-zuschlag) (Step 3 of 3) - Duration: 10 min - Read first: [Confirm the contract](https://academy-supplier.knowhow.io/en/schritte/vertrag-bestaetigen.md) Once the contract is confirmed, the work moves out of the portal. What stays is the record-keeping: delivery dates can be held against a contract, along with whether they were accepted. ## What is recorded - The agreed date and the actual date - The acceptance: pending, accepted, accepted with reservations, or rejected - A remark alongside it The buying organisation maintains this. For you it is mainly a matter of traceability: what is recorded there is the shared view of where things stand. ## What it is not Not a delivery note, not invoicing, not logistics. Those run through your usual channels, not through e-Request. Nor is acceptance a scoring of your performance that you would see as a rating. Assessments the buying organisation makes about your company are not shown to you. ## If a date cannot be met Say so early and directly to your contact. An entry in the portal does not replace the conversation — it records what was agreed. A postponed date that was announced is a different matter from one that simply passed. ## For the next tender What is properly documented here is your track record with this particular buyer — the one who issues the invitation. That is the practical reason not to treat the record-keeping as a formality.