Vertrag bestätigen

Führt die ausschreibende Stelle ihre Verträge in e-Request, läuft die Unterzeichnung über das Portal. Nicht jede Organisation nutzt das — bleibt die Anfrage aus, wird der Vertrag auf dem üblichen Weg abgewickelt.

Der Ablauf

1. Die ausschreibende Stelle erstellt den Vertrag und fordert Ihre Unterschrift an.
2. Sie erhalten die Anfrage und prüfen den Vertrag.
3. Sie bestätigen — oder Sie lehnen ab.

Sie sehen jederzeit, wo der Vertrag steht — und vor allem, was Sie gerade tun können: eine offene Anfrage bestätigen oder ablehnen, oder nach einer Ablehnung abwarten, bis die ausschreibende Stelle erneut anfragt. Wie das System die Zwischenstände dabei nennt, müssen Sie nicht kennen.

Die ausschreibende Stelle kann eine offene Anfrage auch zurückziehen, etwa wenn ihr am Vertrag noch ein Fehler auffällt. Sie bekommen dann eine Mail, und bestätigen lässt sich nichts mehr — warten Sie auf die neue Anfrage.

Bestätigen heisst klicken, nicht signieren

Die Bestätigung erfolgt per Klick im Portal und wird mit Zeitstempel protokolliert. Das ist keine qualifizierte elektronische Signatur nach ZertES oder eIDAS.

Für die meisten Beschaffungen ist das genau richtig. Wenn für Ihren Vertrag eine qualifizierte Signatur verlangt ist, klären Sie das mit der ausschreibenden Stelle, bevor Sie bestätigen — das ist eine vertragliche Frage, keine technische, und wir können sie nicht für Sie beantworten.

Ablehnen ist vorgesehen

Wenn etwas nicht stimmt, lehnen Sie ab, statt zu bestätigen und danach zu verhandeln. Die Ablehnung ist ein regulärer Schritt: Die ausschreibende Stelle kann den Vertrag anpassen und die Unterschrift erneut anfordern.

Nennen Sie den Grund auf dem Weg, den Sie mit Ihrem Auftraggeber ohnehin nutzen. Die Ablehnung selbst ist ein Zustand im System, kein Verhandlungskanal.

Vorher lesen

Prüfen Sie, ob der Vertrag dem entspricht, was Sie angeboten haben: Leistung, Menge, Preis, Laufzeit. Der Vertrag ist das, was am Ende gilt — nicht Ihr Angebot und nicht die Ausschreibung.

Fristen im Vertrag

Erinnerungen an Vertragsfristen gehen an die Einkaufsorganisation, nicht an Sie. Verlassen Sie sich also nicht darauf, vom System an ein Auslaufdatum oder eine Verlängerungsoption erinnert zu werden — notieren Sie sich die Termine, die für Sie zählen, selbst.

Kündigen

Einen unterzeichneten Vertrag können Sie im Portal kündigen — und die ausschreibende Stelle ebenso. Das Wirksamkeitsdatum ist Pflicht; einen Kommentar und Ihr Kündigungsschreiben können Sie mitgeben. Die Gegenseite bekommt eine Mail. Kündigt die ausschreibende Stelle, erreicht die Mail Sie, und ein mitgegebenes Schreiben finden Sie am Vertrag zum Herunterladen.

Das Portal erfasst die Kündigung, es spricht sie nicht aus. Rechtswirksam wird sie wie vereinbart — über das Kündigungsschreiben und die Fristen im Vertrag.