Vertrag bestätigen

Führt die ausschreibende Stelle ihre Verträge in e-Request, läuft die Unterzeichnung über das Portal. Nicht jede Organisation nutzt das — bleibt die Anfrage aus, wird der Vertrag auf dem üblichen Weg abgewickelt.

Der Ablauf

1. Die ausschreibende Stelle erstellt den Vertrag und fordert Ihre Unterschrift an.
2. Sie erhalten die Anfrage und prüfen den Vertrag.
3. Sie bestätigen — oder Sie lehnen ab.

Sie sehen jederzeit, in welchem Zustand der Vertrag ist: noch in Arbeit, Unterschrift angefragt, von Ihnen bestätigt oder von Ihnen abgelehnt.

Bestätigen heisst klicken, nicht signieren

Die Bestätigung erfolgt per Klick im Portal und wird mit Zeitstempel protokolliert. Das ist keine qualifizierte elektronische Signatur nach ZertES oder eIDAS.

Für die meisten Beschaffungen ist das genau richtig. Wenn für Ihren Vertrag eine qualifizierte Signatur verlangt ist, klären Sie das mit der ausschreibenden Stelle, bevor Sie bestätigen — das ist eine vertragliche Frage, keine technische, und wir können sie nicht für Sie beantworten.

Ablehnen ist vorgesehen

Wenn etwas nicht stimmt, lehnen Sie ab, statt zu bestätigen und danach zu verhandeln. Die Ablehnung ist ein regulärer Schritt: Die ausschreibende Stelle kann den Vertrag anpassen und die Unterschrift erneut anfordern.

Nennen Sie den Grund auf dem Weg, den Sie mit Ihrem Auftraggeber ohnehin nutzen. Die Ablehnung selbst ist ein Zustand im System, kein Verhandlungskanal.

Vorher lesen

Prüfen Sie, ob der Vertrag dem entspricht, was Sie angeboten haben: Leistung, Menge, Preis, Laufzeit. Der Vertrag ist das, was am Ende gilt — nicht Ihr Angebot und nicht die Ausschreibung.

Fristen im Vertrag

Erinnerungen an Vertragsfristen gehen an die Einkaufsorganisation, nicht an Sie. Verlassen Sie sich also nicht darauf, vom System an ein Auslaufdatum oder eine Verlängerungsoption erinnert zu werden — notieren Sie sich die Termine, die für Sie zählen, selbst.