Angebot zusammenstellen

Die meisten ausgeschiedenen Angebote scheitern nicht am Preis, sondern an der Vollständigkeit.

Ihr Angebot entsteht im Portal

Ein Angebot wird im Lieferantenportal erstellt und eingereicht. Es gibt keinen anderen Weg — keine Schnittstelle, über die ein Angebot eingespielt werden könnte, und eine Mail an die ausschreibende Stelle ist keine Einreichung. Planen Sie die Zeit dafür ein, statt sie als Formsache zu behandeln.

Vor dem Einreichen prüfen

Diese Liste zählt, weil sich ein abgeschicktes Angebot nicht mehr ändern lässt — Korrigieren heisst zurückziehen und neu einreichen. Gehen Sie sie durch, bevor Sie senden.

• Sind alle verlangten Unterlagen beigelegt?
• Sind alle Positionen ausgefüllt — auch die, die mit null bewertet werden?
• Stimmen die Angaben mit Ihrem Firmenprofil überein?
• Haben Sie die Antworten aus der Fragerunde berücksichtigt?
• Ist die Ausschreibung seit Ihrer letzten Durchsicht geändert worden?

Abweichungen

Wenn Sie von einer Anforderung abweichen, schreiben Sie es hin. Eine benannte Abweichung kann bewertet werden; eine stillschweigende führt dazu, dass Ihr Angebot mit etwas anderem verglichen wird, als Sie gemeint haben.

Dasselbe gilt für Annahmen. Wenn Sie kalkulieren mussten, ohne eine Frage beantwortet bekommen zu haben, schreiben Sie die Annahme dazu.

Preis und Bewertung

Wie bewertet wird, steht in den Zuschlagskriterien der Ausschreibung — und der Preis ist selten der einzige Faktor. Verbreitet sind gewichtete Kriterien, bei denen der Preis nach einer Formel in Punkte umgerechnet wird. Was in Ihrem Verfahren gilt, steht in den Unterlagen; die Software gibt es nicht vor.

Häufig bewerten mehrere Personen unabhängig voneinander. Schreiben Sie deshalb für jemanden, der Ihr Unternehmen nicht kennt: Ein Angebot, das nur mit Vorwissen verständlich ist, verliert Punkte bei genau der Person, die dieses Vorwissen nicht hat.

Dateien

Halten Sie sich an die Formate und Bezeichnungen, die die Ausschreibung verlangt. Darunter liegt aber eine zweite Grenze, die nicht von der Ausschreibung kommt: Für Angebotsunterlagen gibt e-Request selbst vor, wie viele Dateien Sie anhängen können, wie gross sie sein dürfen und welche Dateitypen angenommen werden.

Bis zu 15 Dateien pro Angebot, jede bis 30 MB. Erlaubt sind PDF, Word (doc, docx), Excel (xls, xlsx), Bilder (jpg, png) sowie csv, txt und zip. Alles andere wird abgewiesen, unabhängig davon, was in den Unterlagen steht.

Die 30 MB gelten je Datei, nicht für das Angebot insgesamt. Eine einzelne zu grosse Datei müssen Sie also verkleinern oder aufteilen; viele mittelgrosse sind unproblematisch, solange Sie unter 15 bleiben.

Das trifft ausgerechnet den üblichen Rat, grosse Dateien zu komprimieren: Angenommen wird nur zip. Ein Archiv als rar oder 7z prallt ab — und zwar erst beim Hochladen, nicht beim Packen.

Laden Sie deshalb früh hoch. Eine abgewiesene Datei in der letzten Stunde ist genau der Fall, in dem Ihnen diese Seite nicht mehr weiterhilft.